Les outils collaboratifs et la visioconférence sont déployés pour faire fonctionner la plus grande région de France.

Née de la fusion de trois régions, la Nouvelle-Aquitaine est la plus vaste région française avec un huitième du territoire métropolitain, douze départements et plus de 500 kilomètres du nord au sud. Un défi en termes d’organisation et un traumatisme pour les agents de Poitiers ou de Limoge, deux villes qui ont perdu leur statut de capitale régionale. Sans parler de la réorganisation qui a concerné 200 cadres. « Il nous faut adopter de nouveaux modes de fonctionnement et nous avons profité de la fusion pour remettre les choses à plat », résume Jean-Baptiste Fauroux, le directeur général des services. En s’appuyant sur le numérique pour remettre de l’huile dans les rouages.

Visioconférences

La région a retenu le système StarLeaf. « Nous nous sommes mis à la place des agents pour imaginer les usages », résume François Gilbert directeur des systèmes d’information. Quelque soixante-dix systèmes de visioconférence ont été déployés dans les bureaux des directeurs et une dizaine de salles de réunion à Bordeaux, Limoges et Poitiers. « C’est très pratique et je dois d’ailleurs vous laisser pour une réunion intersyndicale qui démarre tout à l’heure », explique Catherine Ficheux, secrétaire CFDT à Bordeaux.

Logiciel de vidéoconférence

Chaque agent dispose aussi du même logiciel de visioconférence sur son poste de travail. L’usage progresse, avec environ 350 sessions par jour. « On peut estimer l’investissement à environ 500.000 euros en face desquels on met en balance les économies sur les déplacements », insiste François Gilbert. Sans parler de la redevance pour l’utilisation du logiciel StarLeaf.

Tables interactives

La région va aller plus loin en faisant la promotion du télétravail auprès de 120 agents supplémentaires. Et une visioconférence haut de gamme va être installée dans trois salles des trois sites principaux. Des tables interactives permettront de partager et de travailler à distance sur des documents en temps réel. Et dans chacune d’entre elle, un mur d’images. « On aura l’impression d’avoir la personne en face ce qui est important puisque lors d’une conversation la moitié de l’information est non verbale », insiste François Gilbert. D’autres outils vont être déployés comme un réseau social interne, puis un outil de gestion de projet encore en phase de test. Et cela ne va pourtant pas assez vite aux yeux de certains. « Nous n’avons pas d’agenda partagé et trois messageries et donc de grosses difficultés pour transmettre certains documents », soupire Catherine Ficheux.
Les Echos 25/04/2017